一、明确所写材料的主题。

主题在机关公文、机关材料或其他文章中处于灵魂和统帅的地位。一篇公文价值的大小，材料的选择，结构的安排，表达方式及语言的运用等，都受其主题的制约并为主题服务。

机关公文、机关材料一般是按照本单位领导人的授命或来文机关的意愿，由材料写作人员撰拟而成的。因此，接受拟稿任务后，明确所写材料的主旨是机关公文、机关材料写作的起点。

一是要深刻领会本单位领导的发文意图。即下达任务的精神实质是什么，行文目的何在，行文要求如何。领导下达任务的精神实质就是所写材料的中心思想。行文目的就是发文机关或机关领导人试图通过发文要实现的结果。

二是要规范使用文种。文种是公文标题的重要组成部分，具有概括表明公文性能和发文机关职权范围，并体现行文目的与要求的功能。必须正确选择，避免用错文种。

三是拟稿人员要努力提高思想水平。拟稿人员的思想认识要与领导人的发文意图保持一致，而不是背道而驰。胸有成竹，意在笔先，是高质量完成拟稿任务的重要保障。

主题对于任何一种文体形式来说，都可以称之为灵魂和统帅。公文作为在整个机关活动中起着沟通、联结、维系作用的文字材料，动笔之前，对于文章确定的主题是否符合党和国家的方针、政策、法律法规，是否符合公文的文体特征和表达需要等，应该有一定的衡量标准。这个衡量的标准，就是公文主题确立的原则。确立主题要坚持四条原则：一是要正确；二是要鲜明；三是要集中; 四是要有针对性。主题的表现方法有：标题示题、开篇破题、片言立题、篇末点题、一线贯题。

二、广泛收集材料。

材料是拟写公文不可缺少的“粮食”，是用来说明公文行文机关或作者意图、观点和行文目的的具体事实、基本情况、数据数字、理论资料，以及具体化了的党和国家的方针、政策等。拟写公文离不开收集材料。这是确保公文内容真实可靠的基础，也是实事求是的原则在拟文活动中的必然要求。

（1）要认清材料对公文写作的重要作用。

材料是形成观点的基础，是表现主题的支柱，是说明观点的例证；是组织结构的条件。

（2）要明确收集积累材料的途径和方法。

一是直接积累。直接积累材料，即深入社会实际和工作实际，认真调查研究，取得的第一手材料。如观察体验、调查采访等都是获得第一手材料的好方法。

二是间接积累。一个人不可能事必躬亲，有些材料需要间接积累。间接积累材料要注意把握材料内容的准确性，要以科学、谨慎的态度对待这项工作。方法分别有：摘要法、剪报法、卡片法、札记法、目录法。

三是在领会领导的意图中积累。在领会领导意图中积累的材料，是公文写作特有的材料。领导意图包括领导人的具体意见、思路、风格。公文写作不掌握领导意图，往往无法撰写。为什么有的人写作的材料自己认为可以，但是一到领导那里就打了板子，究其原因，好多是因为没有领会好领导的意图。所以，我们写作机关材料，就是要熟悉、掌握和领会领导人的具体意见、思路、风格。

（3）对收集的材料要根据选择材料的要求进行选材。

选择材料，是在占有大量材料基础上的精雕细刻。选材工作要从行文目的出发，根据主题的需要，进行认真的筛选。选材要注意以下几点：一是真实；二是典型；三是新颖；四是围绕主题选材；五是选材要有现实性。

三、拟定写作提纲。

拟定写作提纲，就是安排文章的结构，也就是进行文章构思。包括确定体裁，明确主题，选取材料，谋篇布局等。构思是写作动笔之前的准备工作，是对文章的整体设计，按照主题的需要，把有关材料和内容有条不紊、条理清晰、层次分明、有机地组织在一起，它是公文内部联系和外在模式的总体容括。

这一环节旨在确定机关公文、机关材料内容的整体表达秩序、正文各部分之间的衔接配合以及过度照应情况，为即将开始的材料起草工作设计整体框架，这相当于为拟写机关公文、机关材料做写作方案的准备。

（1）确定机关材料内容的组成情况。

应当明确所写材料划分为哪几个部分，重点问题是什么，要说明哪些情况和问题，对收文机关提出怎样的建议、要求或请求。

（2）确定机关材料正文的表达顺序。

要根据实际情况恰当灵活地安排机关材料表达顺序。安排表达顺序要遵循三个原则：一是要反映公文活动的发展和内在联系；二是要为表现主题服务；三是要适合不同文种的要求；四是要符合公务活动的认识规律。

（3）安排材料的首尾和衔接过度。

解决机关材料开头、结尾和各层次之间有序表达问题。文章结构的基本内容。包括：层次、段落、过渡、照应、开头、结尾。

（4）编制具体的写作提纲。

将上述设计成果固化为机关材料的写作提纲，为下一步起草工作奠定直接的基础。提纲的粗细详略程度，完全取决于拟稿人员的写作习惯、写作水平和具体文种，在实际工作中可以灵活对待。通常情况下大型材料都要编拟详细具体的提纲。          

四、从事文稿写作

这是撰文的核心步骤，是影响文章质量的关键环节。无论是公文的主旨，还是公文的材料；无论是领导授意的精神实质，还是拟文者揣摩领导意图之后的景上添花，都要依赖起草环节，进行一番加工转化，使之固化到发文稿纸上，形成正式的公文文稿。

（1）要增强时效观念。

要在做好前几项工作后抓紧起草文稿，做到按时结稿。否则，就会影响工作的正常开展。写作任何文章都是这样，都有一个时间要求问题，越早越好。

（2）要讲究材料与观点的和谐统一。

严格掌握运用材料的标准，材料要支持观点，观点要统帅材料，切莫出现材料与观点两张皮或相互矛盾的情况。

（3）要具有平直、朴实和庄重的语言风格。

写作机关公文、机关材料，要采用朴素实在的语言和直笔表达方法，要表达什么意思，就直截了当，表里一致，不用曲笔，不刻意追求华而不实的辞藻。语言表达要准确、规范、简练、鲜明。

（4）要做好会商工作。

公文内容涉及其他单位或部门的职权范围时，要积极会商，征得相关部门的同意或配合，以免政出多门，政策“打架”，使收文单位无所适从。

五、认真进行修改审核。

这是对文稿从思想内容、语言表达，到格式要素等各方面进行检查修正、反复锤炼，使之进一步完善的工作，是文稿写作中不可缺少的重要环节。

（1） 要从多方面对文稿进行修改。

一是文稿主旨和观点是否正确、鲜明和突出；二是概念、判断和推理是否符合逻辑要求；三是文稿引用的材料是否准确无误；四是文稿结构是否严密合理、重点突出；五是文稿语言是否精确、简练，语气是否得体。

（2）采用多种多样的方式方法修改文稿。

有时是由拟稿人员自己修改，有时是由领导指定有关人员修改，有时又是由集体讨论修改。

（3）必须严格遵守公文格式。

机关公文在长期的使用过程中，形成了一套完整、科学的格式。《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条规定“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”。撰写公文或印制文件时，必须严格遵守，不得自行其事。

（4）注意文面规范和用纸要求。

起草文稿，要做到文面规范，要符合公文字迹材料与用纸规定，以便妥善保存文稿。使用规范的发文稿纸，准确填写稿纸首页的有关项目。

（5）要对文稿进行审核。

审核是指文稿在送领导签发之前，对文稿从内容到形式进行全面检查和修正工作。审核是文稿处理的关键环节之一，一般是由秘书部门负责人或领导指定的有丰富写作经验、材料写作水平较高的人员承担。审核就是我们平时所说的“把关”，是文稿修改过程的延续。